De juiste medewerker op de juiste plek, nu én straks / Bemensing

Strategische personeelsplanning

Voor uw succes is het belangrijk dat u op het juiste moment kunt beschikken over de juiste medewerkers. Dat is een hele uitdaging, zeker met het oog op de continu snel veranderende omgeving, nieuwe technologieën, uitstroom van ervaren medewerkers en medewerkers die langer moeten doorwerken. Hoe zorgt u ervoor dat u beschikt over voldoende (gekwalificeerd) personeel en dat u klaar bent voor de toekomst? Met strategische personeelsplanning brengt u in beeld welke medewerkers en competenties u nu in huis heeft en welke er straks nodig zijn. Zo zorgt u ervoor dat uw organisatie haar doelstellingen kan bereiken, nu en in de toekomst.

Wat is strategische personeelsplanning?

Met behulp van strategische personeelsplanning (SPP), verbindt u de door u gesignaleerde toekomstige marktontwikkelingen met de daarbij gewenste kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting. U kunt met de kennis en inzichten uit uw strategische personeelsplanning gerichter in-, uit-, en doorstroom van uw personeel beïnvloeden én inspringen op de ontwikkelingen die u nog te wachten staan.

 

Effect strategische personeelsplanning

  • U kunt uw huidige personeel gerichter inzetten.
  • U kunt meer gerichte keuzes en een (meerjaren)plan maken, gericht op de toekomstige capaciteitsbehoefte.
  • U kunt de uitkomsten doorvertalen naar uw HRM-beleid en gerichte HR-acties en/of -instrumenten.
  • U bent voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.
  • U krijgt de juiste medewerker op de juiste plek. Nu én in de toekomst.

Strategische personeelsplanning – hoe doet u dat?

Bij SPP gaat u uit van een Toekomstscenario dat u zelf maakt. Hiermee kunt u de gevolgen inventariseren die interne en externe ontwikkelingen hebben voor uw organisatie en de daarbij behorende personeelsbezetting. Het doel van SPP is dat u toekomstgericht de gewenste capaciteit vaststelt in kwantitatief en kwalitatief opzicht. Met behulp van een praktisch stappenplan werkt u de daarvoor benodigde acties uit. Voor iedere stap treft u handzame hulpmiddelen.

Stappenplan strategische personeelsplanning

Stap 1 – Toekomstscenario o.b.v. interne en externe ontwikkelingen

Stap 2 – Inventariseren gevolgen toekomstscenario voor functies

Stap 3 – Naar een Formatiefoto voor de toekomst

Stap 4 – Actieplan dichten van het gat – gerichte (HR-)acties.

Wie betrekt u bij de stappen?

Het is belangrijk dat u sleutelfiguren in uw organisatie betrekt bij het bepalen van het toekomstscenario en het analyseren van de mogelijke gevolgen van dit scenario voor uw personele bezetting. Relevante spelers zijn bijvoorbeeld de productiemanager en afdelingshoofden. Door hen bij de stappen te betrekken komt u tot een gedragen en gedeeld beeld over wat nodig is om te komen tot een gewenste kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting, nu én in de toekomst.

Stappenplan strategische personeelsplanning – stap voor stap

Stap 1 –  Toekomstscenario – Welke ontwikkelingen komen op ons af?
Voordat u uw gewenste/benodigde personeelsbestand meer gedetailleerd in kaart brengt, is het belangrijk om de ontwikkelingen te inventariseren die intern of extern op uw organisatie afkomen. In deze stap bouwt u een toekomstscenario voor uw organisatie voor de komende 3 tot 5 jaar. Wat komt er aan interne en externe ontwikkelingen op uw organisatie af en wat zijn op hoofdlijnen de consequenties van dit scenario voor de mensen om uw organisatiedoelen nu en straks te bereiken? Daarbij is het belangrijk dat u bekijkt wat deze ontwikkelingen in meer algemene termen betekenen voor uw organisatie.

  • Klik hier voor vragen die u behulpzaam kunnen zijn bij het maken van een Toekomstscenario voor uw organisatie.
  • Klik hier voor het  formulier Toekomstscenario waarop u de uitkomsten van deze stap kunt inventariseren.

Tip 1: leg de scope op 3 tot 5 jaar (langer is koffiedik kijken)
Tip 2: betrek het MT of tenminste de eindverantwoordelijke van het primaire proces bij de ontwikkeling van het toekomstscenario.

 

Stap 2 – Inventariseren gevolgen van het toekomstscenario voor functies
In deze stap inventariseert u wat het toekomstscenario betekent voor uw personele bezetting. U maakt een inschatting van de impact van het toekomstscenario op de diverse functies binnen uw organisatie. Hierbij kijkt u zowel naar de gevolgen voor de functieinhoud, gewenste vakkennis en competenties (kwaliteit) als naar het benodigde aantal mensen (formatie, kwantiteit). Ga hierbij uit van de bemensing die u idealiter over 3 tot 5 jaar in huis zou willen hebben.

 

Verwerk deze gegevens in de zogenaamde formulier:  Toekomstscenario vertaald naar functies

 

Tip: Maak het zo concreet mogelijk. Begin bijvoorbeeld met een afdeling waarvan u inschat dat het Toekomstscenario een relatief grote impact heeft.
Tip: De vertaling van het toekomstscenario naar functies kunt u het beste maken samen met de desbetreffende afdelingsmanager

 

Stap 3 – Naar een formatiefoto voor de toekomst
Met de analyses die u in stap 2 heeft gemaakt, kunt u een Formatiefoto voor de toekomst maken. In deze stap bekijkt u wat het toekomstige personeelsbestand is dat u over drie jaar nodig heeft, zowel in termen van kwaliteit als in termen van kwantiteit. Wat is er over drie jaar nodig aan kennis en vaardigheden en competenties? En hoeveel mensen heeft u dan nodig?

Klik hier voor het Formulier Formatiefoto voor de toekomst 

 

Stap 4 – Actieplan dichten van het ‘gat’ – gerichte (HR-)acties

In deze stap maakt u een actieplan voor het dichten van het gat tussen de gewenste personeelsbezetting over drie jaar en uw huidige personeelsbestand.

Bekijk eerst welke drie ‘gaten’ in de Formatiefoto het belangrijkst zijn voor het realiseren van uw organisatiedoelstellingen. Welke ‘gaten hebben prioriteit?

 

Maak voor deze drie ‘gaten’ een actieplan waarmee u de belangrijkste gaten kunt dichten. Geef aan op welk vlak van uw HR-beleid of -instrumenten deze gaten liggen en welke actie u dit jaar of komend jaar kunt ondernemen om het gat te dichten.

 

Tip: maak de actie zo concreet mogelijk en benoem de acties die u nog dit jaar zou willen realiseren.

 

Klik hier voor het Formulier Actieplan HR-beleid en -instrumenten
Klik hier voor hulpvragen bij het Actieplan